آیا اعضای تیم شما کم کاری می کنند؟ این سوالی است که ما از هزار و دویست مدیر و رهبر تیم در هیجده سال اخیر پرسیدیم. وقتی افراد تیم همکاری نمی کنند، فقط به خودشان ضربه نمی زنند. بلکه بار دیگران را هم افزایش می دهند. حس طناب را ببینید هر فرد به تنهایی شصت و سه کیلو را می کشد. اگر اون ها رو در تیم های سه نفری بگذارید، این عدد به پنجاه و سه کیلو کاهش پیدا می کنه و اگر در تیم های هشت نفری باشند، سی و یک کیلو خواهد شد!
این پدیده در چالش های فکری امور خلاقانه و استدلال های پیچیده تکرار شده و در فرهنگ های مختلف از جمله هند ژاپن و تایوان نیز دیده می شود. من این فرصت را داشتم که با معاون شرکت حمل و نقل بالتیک همکاری داشته باشم. گروه برایان پروژه بسیار مهمی بر عهده گرفتند که چطور پانصد دوربین هوشمند را روی تراکتورها نصب کنند؟ فیلم مربیگری تولید کنند و همچنین رضایت راننده ها را به دست بیاورند. این تیم چندین ماه مشغول به کار شد. اما هیچ پیشرفتی نداشت! راننده ها استعفا می دادند. تماس های تلفنی هم بی جواب می ماند. بنابراین من و برایان با همفکری هم یک برنامه چهارجانبه برای افزایش پیشرفت ریختیم. اعضای تیم یا به جلسات نمی اومدند، یا شصت تا نود دقیقه تاخیر داشتند! حتی یک فیلم آموزشی هم تولید نشد و ما موضوع افزایش تعامل رو مطرح کردیم.
قدم اول ایجاد یک قرارداد تیمی! این قرارداد یک صفحه ای یا ترجیحا نیم صفحه ای شامل شرح ماموریت تیمه و بر سه چیز تمرکز داره. هدف، وظایف و قواعد! که همه امضا کرده و متعهد می شن. برایان روز بعد از اعلام این قرارداد به تیمش با من تماس گرفت و گفت این پربارترین جلسه ای بوده که تیمش تا به امروز داشته او شگفت زده بود که یک ابذار ساده چقدر می تونه تعامل تیم رو افزایش بده!
قدم دوم جلسات کوتاه و مکرر! به جای جلسات طولانی و بلند مدت تیم برایان متوجه شد که هر چه فاصله زمانی بین جلسات بیشتر باشه اعضا بیشتر از انجام وظایف خودشون فاصله می گیرند. در نتیجه اون شروع به تشکیل جلسات کوتاه اما متوالی کرد. اونا در هریک از جلسات قرارداد تیمی رو بازخونی می کردن.
قدم سوم بایستید و گزارش بدید! اعضای تیم باید بلند می شدند و گزارش خود را ایستاده ارائه می دادند. برای مثال در جلسات گوگل ونچر که هر سه شنبه برگزار می شد، همه می ایستادند و گزارش می دادند. طبق تحقیقات انجام شده تیم هایی که می ایستادند، از تیم هایی که می نشستند سی و چهار درصد بازده بیشتری داشتند!
قدم چهارم ایجاد خط ارتباط! وقتی اعضای تیم تاثیر خودشون رو بر هدف نهایی می بینند تلاش اون ها بسیار بیش تر می شد. اجازه بدید یه مثال از سازمان های خیریه بیارم. در اون جا سه تیم داشتیم. تیم اول ارتباط مستقیم با فرد ذی نفع داشت. تیم دوم تنها نامه هایی از اون رو خونده بود و تیم آخر هیچ گونه تماسی نداشت. یک ماه بعد گروه اول موفق شد صد و هفتاد و پنج درصد پول بیشتری جمع آوری کند.
همین ارتباط در شرکت بالتیک نیز افتاد در حالی که قبلا تنها موفق به نصب شصت دوربین شده بودند. حالا گروه برایان پونصد دوربین هوشمند نصب کرد که رفتار خطرناک راننده ها را از اعداد دو رقمی به زیر پنج درصد کاهش داد. قرارداد تیمی تونست ورق رو برای شرکت برگردونه. پس ممکنه برای شما هم همین طور باشه1