چگونه تیم خود را با انگیزه نگه دارید؟

آیا اعضای تیمِ شما کم کاری می‌کنند؟ این سوالی است که ما از 1200 مدیر و رهبرتیم در ۱۷ سال اخیر پرسیدیم. وقتی افراد تیم همکاری نمی‌کنند، فقط بار دیگران افزایش می یابد. تست طناب را ببینید، هر فرد به تنهائی ۶۳ کیلو را می کشد، اگر آنها را در تیم های ۳ نفری بگذارید، این عدد  به ۵۳ کیلو کاهش می‌یابد، و اگر در تیم‌های ۸ نفری باشند ۳۱ کیلو خواهد شد.  

این پدیده، در چالش‌های فکری، امور خلاقانه و استدلال‌های پیچیده تکرار شده و در فرهنگ‌های مختلف از جمله هند، ژاپن و تایوان نیز دیده می‌شود. من این فرصت را داشتم که با معاون شرکت حمل ‌و نقل بالمِتیک balmetic  همکاری داشته باشم. گروه برایان پروژه بسیار مهمی بر عهده گرفتند. چگونه ۵۰۰ دوربینِ هوشمند را در تراکتورها نصب کنند؟ فیلم مربیگری تولید کنند؟ و هم چنین رضایت راننده‌ها را به دست آورند؟ این تیم چندین ماه مشغول به کار شد اما هیچ پیشرفتی نداشت، راننده‌ها استعفا می‌دادند، اعضای تیم یا به جلسات نمی‌آمدند یا ۶۰ تا ۹۰ دقیقه تاخیر داشتند. تماس‌های تلفنی هم بی جواب می ماند. حتی یک فیلم آموزشی هم تولید نشد. بنابر این من و برایان با همفکری هم یک برنامه چهار جانبه برای افزایش تعامل طرح کردیم.

قدم اول: ایجاد یک قرارداد تیمی

این قرارداد یک صفحه ای، یا ترجیحا نیم صفحه ای شامل شرح ماموریت تیم است و بر ۳ چیز تمرکز دارد، هدف، وظایف و قواعد، که همه امضا کرده و متعهد می‌شوند. برایان روز بعد از اعلام این قرارداد به تیمش، با من تماس گرفت و گفت این پربارترین جلسه‌ای بوده که تیمش تا به امروز داشت. او شگفت زده بود که یک ابزار ساده چقدر می‌تواند تعامل تیم را افزایش دهد.

قدم دوم: جلسات کوتاه و مکرر

به جای جلسات طولانی و بلند مدت. تیم برایان متوجه شد که هرچه فاصله زمانی بین جلسات بیشتر باشد، اعضا، بیشتر از انجام وظایف خود فاصله می‌گیرند. در نتیجه او شروع به تشکیل جلسات کوتاه، اما متوالی کرد. آنها در هر یک از جلسات، قرارداد تیمی را بازخوانی می‌کردند.

قدم سوم: بایستید و گزارش دهید

اعضای تیم باید بلند شوند و گزارش خود را ایستاده ارائه دهند. برای مثال در جلسات گوگل ونچر که هر سه ‌شنبه برگزار می‌شود، همه می‌ایستند و گزارش می‌دهند. طبق تحقیقات انجام شده، تیمهایی که می‌ایستند از تیمهایی که می‌نشینند 34% بازده بیشتری دارند.

قدم چهارم: ایجاد خط ارتباط

وقتی اعضای تیم، تأثیر خود را بر هدف نهایی می‌بینند، تلاش آنها بسیار بیشتر می‌شود. اجازه دهید یک مثال از سازمان های خیریه بیاورم. در آنجا ۳ تیم داشتیم. تیم اول ارتباط مستقیم با فرد ذینفع داشت، تیمِ دوم تنها نامه‌هایی از او خوانده بود و تیمِ آخر هیچ‌گونه تماسی نداشت. یک ماه بعد، گروه اول موفق شد 175% بیشتر پول جمع‌آوری کند. همین ارتباط در شرکت بالمتیک نیز افتاد؟ در حالی که قبلا تنها موفق به نصب ۶۰ دوربین شده بودند، حالا گروه برایان ۵۰۰ دوربین هوشمند، نصب کرد که رفتار خطرناک راننده‌ها را از اعداد دو رقمی به زیر 5% کاهش داد. قرارداد تیمی توانست ورق را برای شرکت برگرداند. پس ممکن است برای شما نیز چنین کند.

منبع:

Kellogg